For en virksomheds pengestrømsstyring er fakturabehandling afgørende. En kreditorspecialist har nogle specifikke opgaver, herunder forebyggelse af fakturasvindel, unøjagtigheder og styring af rettidig betaling. Virksomheder kan øge deres likviditet ved at behandle fakturaer korrekt, og det giver dem mulighed for at opnå mere fordelagtige betalingsbetingelser, bedre priser eller endnu bedre rabatter.
Mange leverandører tilbyder rabatter til virksomheder, der betaler fakturaer inden forfaldsdatoen. Fakturabehandling kræver koncernorganisation og kendskab til betalingsbetingelser.
Hvordan fungerer procure-to-pay-systemet?
Kreditorprocessen er også kendt som Telefonnummerbibliotek procure-to-pay. Det involverer en række trin. Det første skridt er, når du modtager fakturaen. Og herefter indlæses fakturaer i Enterprise Resource Planning (ERP-systemer) til opbevaring. Selvom det ikke er standardpraksis for kreditorer, er det den mest almindelige måde, det fungerer på.
Indkøbsordren funger 5 Konsiloj por Plifortigi vian Karieron en 2024 er som et kommunikationsværktøj med leverandører. Sælgeren modtager en kopi af indkøbsordren.
For at registrere varernes modtagelse, vil det modtagende selskab oprette et forsendelsesdokument.
Efter at sælgeren har modtaget og gennemført indkøbsordren og forsendelsesdokumenterne, sender sælgeren en faktura til america email list den virksomhed, der modtog varerne. En faktura kan indeholde forskellige oplysninger. En faktura til betaling (AR & AP) skal indeholde følgende oplysninger.Kontaktoplysninger til sælger og indkøbsvirksomhed.
Køber og sælger aftaler allepriser og vilkår efter
Akøb af varen.Fakturaens betalingsmetode, sammen med oprettelsesdatoen.En ekspedient eller kreditorspecialist udfører en to-vejs match, som sammenligner fakturaen med indkøbsordren, eller en tre-vejs matchning, som sammenligner de to dokumenter med forsendelsesdokumentet. En specialist i kreditorer vil rette restordrede varer og spore deres leveringsdato.
Efter deres kontrol går fakturaer til kreditoradministratoren eller teamet til betaling og gennemgang.
- Kreditorchefen indtaster en faktura og planlægger betaling i virksomhedens hovedbogssystem (typisk et E-Rapporteringssystem). Fakturaer er normalt mærket “Netto 30 dage”, hvilket indikerer, at varer skal betales inden for 30 dage efter fakturadato. Leverandører kan tilbyde en rabat ved tidlig betaling, såsom “2/10 Netto 30”, som giver 2 % rabat på betalinger modtaget inden for ti arbejdsdage.
- Økonomidirektøren godkender betalingsanmodninger og pengestrømsprognoser, som kreditorchefen har indsendt. Dette er ofte en finansdirektør eller controller.
- Derefter vil sælgeren modtage betalingen.
- Mange kreditorafdelinger behandler stadig fakturaer manuelt. De dermed forbundne omkostninger ved manuel fakturabehandling varierer meget. Papir, porto og personale er blot nogle få af de faktorer, der kan påvirke fakturaens reelle pris.
- Den tager ikke højde for skjulte gebyrer eller forsinkede betalinger eller regnskabsfejl, der sandsynligvis vil opstå under fakturabehandling.
Fakturabehandlingen er brudt
Problemet vil blive værre, efterhånden som virksomheden vokser i størrelse. Og et øget fakturavolumen kan overvælde kreditorafdelinger. Kreditorafdelinger er ofte underbemandede, hvilket kan føre til lange dataindtastningssessioner.
Selvom der er alternativer til manuel fakturabehandling, vil it-teams tøve med at implementere dem i stedet for ældre software eller andre processer. Det er ikke ualmindeligt, at it-afdelinger har for travlt og ikke har nok ressourcer til at gennemføre tekniske projekter til tiden.